racionaliza - blog: 5 estrategias que mejoran tus resultados en compras.

Compras tiene dos fuentes principales de información, los clientes internos y los proveedores. Es importante mantener activo el contacto con los comerciales de tus proveedores, sean éstos activos o antiguos proveedores.

Mantener una relación con comerciales te permite estar informado del mercado, que oportunidades hay de mejorar condiciones (no sólo precios, también calidades, seguridad, entre otros) y bajo qué criterios se podría ver beneficiada mi empresa.

Por lo general, desde compras creemos que somos quienes lo conocemos todo, que tenemos el control y dominamos lo que pasa fuera de nuestras fornteras de la empresa. Nada más lejos de la realidad. El mercado es quién nos proporciona opciones de mejora y una fuente principal son los comerciales de tu red de proveedores, ellos sí controlan estos cambios en el entorno y pueden ser una gran fuente de información.

Tu BBDD de proveedores no debe ser una lista, debe ser un sistema de actividad permanente de información.

2.- Agrupa servicios de poco riesgo, transfórmalos en un producto multiservicio y sácalo a concurso.

Al agrupar y transformar servicios en un único multiservicio, proporcionas una “golosina” interesante para tus proveedores. Esto te permitirá mejorar tus condiciones de calidad, seguridad y costes pero sobre todo aumentar el control de las partidas involucradas.

Por lo general se piensa que hacer esto genera un riesgo, “un solo proveedor llevando diferentes servicios”, “y si nos da problemas”, “y si quiebra”…”y si…y si…y si”….

La realidad es que sí es un riesgo, pero no el que se piensa. Si tu RFi-RFp-RFq contempla estos riesgos (financiero, legal, etc) este riesgo es mínimo.

Por ejemplo, si tienes los servicios de Limpieza, Mantenimiento, Housekeeping y seguridad por separado, paquetizalos como Facility Service unificando criterios de SLA’s y KPI’s, marco legal y procedimental, así como otros aspectos clave de estos servicios. Muchas empresas expertas en Facility Management podrán darte mejor oferta y servicio, de forma centralizada y con óptimas condiciones, sin olvidar que este tipo de acciones impactará positivamente en diferentes partidas de gasto en tu cuenta de resultados. Un aspecto clave para tu organización.

Esta estrategia se puede aplicar en muchas partidas: material de oficina y promocional, la papelería y el merchan, los almacenes, la logística y el transporte, los viajes, hoteles y eventos…etc. Si analizas toda tu área de responsabilidad encontrarás muchas oportunidades.

3.- Lanza a tus proveedores demandas VIP.

Muchos departamentos de comrpas gestionan los costes directos de su organización. Es en estos productos donde se debe desarrollar el tratamiento de demanda VIP para obtener mejores condiciones y servicios.

Esta estrategia realmente es comercial. Por ejemplo cuando un proveedor te ofrece un producto y en el mismo momento te añade otros complementarios o servicios asociados pero por un X% o un precio adicional.

A la inversa, desde compras también podemos aplicar esta estrategia y el proveedor lo aceptará con los brazos abiertos.

Por ejemplo: Saco a concurso la flota de vehículos de mi empresa, con el añadido de dos partidas de gasto adicionales: Combustible y Gestión de Multas. En este caso la partida principal es la flota, pero adicionalmente quiero descargar y optimizar dos gestiones por un precio atractivo que me suponga mayor seguridad en la gestión de infracciones (mejor servicio a clientes internos), mayor red de suministros de combustible, etc. etc.

Si tu empresa de alquiler o renting no tiene estos servicios buscará partners para ofrecerte algo más competitivo, ganar cuota de venta y asegurar un gran cliente. Sólo tienes que marcarle las pautas en el concurso (KPI’s, SLA’s, Certificaciones, etc) y aplicar esta estrategia no conllevará riesgo alguno para ambas partes. Todo lo contrario, todos ganan y en tu empresa obtienen mejores condiciones y servicios.

4.- Solicita 3 categorías de ofertas al mismo proveedor, no 3 ofertas a diferentes proveedores.

Por lo general, cuando realizamos una comparativa de ofertas o un concurso pedimos como mínimo 3 ofertas diferentes (a empresas diferentes). Esto está bien, es el proceso y modelo tradicional y conocido, pero no necesariamente el más efectivo.

Es mejor analizar menos proveedores (los de mayor prestigio) y solicitarles 3 modelos distintos de oferta.

Tener 3 propuestas diferentes de un mismo proveedor te permite ver su flexibilidad, seguridad, conocimiento, ingenio y compromiso. Muchas veces buscamos más ofertas (empresas) y no nos damos cuenta que nuestro proveedor actual puede darnos soluciones innovadoras si les marcamos el camino (técnico y lógico).

Con esta estrategia no sólo optimizas condiciones, también reduces el tiempo de dedicación a esta tarea de negociación y adjudicación.

5.- En productos estratégicos y críticos no olvides los periodos de prueba, muestras o garantías de devolución.

Si cambias de proveedor o canasta de productos, ten presente siempre incluir periodos de prueba o garantías que cubran tu espalda. Llevo muchos años gestionando compras y no sería la primera vez que veo que se cambia de proveedor y lo que se ofrece, en la realidad del día a día, no se cumple al 100%. Puedes tener SLA’s y otros mecanismos de control, pero si no se cumple tienes un marrón muy grande.

En algunos casos, sobre todo en servicios o productos que tienen que ver directamente con el giro de tu negocio, lo mejor es guardar un periodo de prueba, una estrategia que normalmente se desarrolla con un “Paralelo” previo al arranque oficial y dura uno o dos meses.

Podría explicar otras 20 o 30 estrategias para optimizar costes asegurando calidad y minimizando riesgos. Pero el post se volvería interminable!!