A diferencia de otras áreas
centrales como Marketing, Contabilidad o Recursos Humanos, el área de compras no
tiene una imagen o percepción definida y definitiva.
Para algunas personas de nuestra propia organización somos un
departamento de servicios generales, para otros, tramitadores de pedidos o
negociadores y en algunas ocasiones incluso no sabrían como definirnos. Pero por qué no se tiene claro qué somos y lo que hacemos?, ¿Dónde se
genera esta percepción nebulosa de nuestra gestión?, ¿Quién la fomenta?, ¿por qué no se percibe el beneficio de nuestro departamento?, ¿Cómo
podemos cambiar esta imagen?...
La respuesta se encuentra en
tu propia gestión y dirección del área, en el modelo que implantas y en como impactas dentro de la organización. Tanto funcional como estratégicamente.
Lo que haces, cómo lo haces y el
impacto que generas en tu empresa es la imagen que proyectas, el título que finalmente obtienes.
Un área de Recursos Humanos, por
ejemplo, abarca tareas específicas. Reclutamiento, Selección, Desarrollo,
Contratación y Nóminas. Se conoce perfectamente lo que hacen, incluso sin no
eres parte de su actividad diaria sabes quien es, lo que hace y los resultados directos que aporta en tu organización (buenos o malos, pero los tienes identificados).
¿Tu departamento de compras
logra transmitir este mismo mensaje?, ¿Desde tu departamento de
compras realizas procesos estructurados, conocidos y que reflejan fiel y matemáticamente los resultados
directos en tu empresa?.
Si no es así, es normal e incluso comprensible que no te tengan correctamente identificado como Compras.
Cuando nuestra dedicación se
centra en tareas administrativas nos perciben como un área de servicios
generales. Si nos enfocamos en negociación, nos verán como central de compra o
si realizas constantemente proyectos de optimización de costes serás un
gestor de gasto. Hagas lo que hagas la percepción no será completa y correcta.
Las áreas identificadas como Compras, debe atender tres
cuestiones muy concretas de su entorno Interno y Externo:
- Por qué
- Cómo
- Quién
Atender estos tres pilares permite ofrecer una verdadera imagen global y estratégica de Compras.
El “Por qué”,
atiende las necesidades estratégicas que tu organización espera recibir. Se basa en la autocrítica, en cuestionar todo lo que tienes activo (servicios, proveedores, procesos, etc), incluso cuando estos funcionan correctamente.
¿Por qué mantenemos este modelo de servicios?, ¿Por qué hemos centralizado el consumo?, ¿Por qué estos materiales y no estos otros?, ¿Por qué utilizamos este canal de compra?, ¿Por qué trabajamos con este tipo de proveedor?, ¿Por qué nos utilizamos esta política?, ¿Por qué este o aquel proceso?, ¿Por qué este modelo de tarifa o pago?, ¿Por qué este tipo de contrato?, ¿Por qué?, ¿Por qué?, ¿Por qué?...
El Por qué es el primer pilar que aporta valor en las compras y con ello permite mejorar los resultados en la gestión del gasto y consumo de tu empresa.
La autocrítica genera proyectos (el mejor modelo de gestión en Compras es por proyectos). Si se genera un proyecto, entra en juego el
Cómo.
¿Cómo cambiar?, ¿Cómo implementar?,
¿Cómo ejecutar?, ¿Cómo tramitar?, ¿Cómo comunicar?, ¿Cómo optimizar?, ¿Cómo racionalizar?, ¿Cómo?, ¿Cómo?, ¿Cómo?...
La primera fase es muy compleja de estructurar, pero detectadas las oportunidades de mejora, debemos dedicar tiempo y recursos a definir la hoja de ruta. Este trabajo lo dejamos a un lado muchas veces por falta de tiempo y no nos percatamos que sin ofrecer "Cómo(s)", estas paralizando tu propio desarrollo como área clave para tu empresa. No olvides que tú gestionas la salida de dinero, sea en gastos o inversiones, es una responsabilidad que requiere de innovación y el Cómo atiende estas necesidades desde un área de Compras.
El “Quién” es la última de las
cuestiones que debemos atender, pero es paradójicamente a la que más dedicación e importancia
damos.
El Quién esta enfocado al proveedor y al cliente interno.
Tramitamos incidencias, pedidos,
negociaciones, homologaciones y una serie de tareas administrativas y operativas enfocadas en el Quién/Proveedor,
sin cuestionar el Por qué ni establecer mejoras con los Cómo(s).
Si te detienes y lo piensas, llegaras a esta misma conclusión. Somo expertos y nos sentimos "cómodos" enfocados en el Quién, pero no somos profesionales llevando a cabo los Por qué(s) y los Cómo(s). Tramitando pedidos o negociando somos muy buenos, pero si sigues en esta línea serás un área poco estratégica y sin impacto, podrás tener el nombre de Compras, pero realmente serás un departamento de gestión administrativa.
Otro factor que distorsiona
nuestra imagen y la percepción que se tiene de nuestra área son los miembros
del equipo. El nivel profesional debe tener
unos mínimos, incluido el director del área de compras.
En un área contable, en RRHH, en tesorería, marketing o cualquier departamento central no entra cualquier
profesional. Los candidatos o integrantes de estas áreas tienen unos conocimientos y competencias determinadas.
Entonces, ¿Por qué en compras se
acepta casi cualquier perfil?, ¿Por qué no establecemos las bases en
función del conocimiento, formación y/o experiencia?. Esta es una cuestión que debes resolver para lograr ser un departamento de compras profesional.
Incluso si tu departamento de
compras realiza el Por qué, Cómo y Quién, pero con perfiles administrativos, el
resultado será de Servicios Generales o gestión de pedidos.
La imagen y percepción de tu
departamento de compras depende entonces de lo que hacemos, quién lo lleva acabo y cómo.
Los procesos que se desprenden del “Quién” son importantes, pero no debemos olvidar los que generan el “Por qué” y el “Cómo”.
Los perfiles y
miembros de tu equipo son claves y fundamentales, al igual que otras áreas centrales
establece las bases profesionales y de competencias, claras y mínimas.
<< No basta con tener el titulo, hay que ejercer para ser considerado un Departamento de Compras profesional. >>
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