Analicémoslo con un ejemplo cotidiano:
Una persona normal y corriente que necesita pagar menos en el recibo de
electricidad qué haría: Llamar a su suministrador eléctrico para negociar el
precio KWs o cambiar su hábito de consumo?.
Lo normal es que se centre en sus hábitos de consumo y no perder tiempo
negociando o cambiando de suministrador eléctrico.
Esta acción del consumidor se aplica en todo tipo de gasto, como la
compra de alimentos, de medicinas, el material escolar de los niñ@s, repostando combustible,
al consumir en un restaurante o al comprar un billete de avión para sus vacaciones.
En definitiva, se obtienen mejores resultados y es más ventajoso centrase en el consumo
que iniciar procesos de negociación permanentemente.
Si esta premisa es tan clara, ¿por qué desde el departamento de
compras habitualmente nos centramos en optimizar costes enfocándonos en negociaciones
continuas con proveedores?. ¿Por qué no nos esforzamos en proponer reformas y/o
cambios de sentido común en el consumidor, conociendo la importancia que esto tiene?.
Hay muchos motivos (o excusas) que podríamos mencionar, pero el origen
de esta paradoja es uno sólo: La imagen
de nuestra área.
Así es, nos preocupa mucho el impacto que pueda generar en nuestra
imagen la acción de proponer y mucho más la de implantar decisiones que se
centren en el quién, qué, cómo, cuándo y
por qué del consumo.
El cliente interno (consumidor principal) es el más duro de los
clientes y esta figura, así como sus opiniones, inconscientemente nos paralizan.
Creemos que es “mejor” y más fácil negociar con el proveedor de turno para
ajustar precios que estudiar vías para transformar, mejorar y racionalizar el
consumo. Siendo este camino el que mejores y mayores beneficios aportaría a tu
empresa.
Nuestra responsabilidad desde el área de compras es mantener un
equilibrio entre el tratamiento externo (proveedores y mercado) y el interno
(consumidores). Por ello, para mantener un control óptimo de costes es necesario
repartir el trabajo enfocándonos en procesos de mejora continua del Consumo (60%) y por Negociaciones (40%). Si el balance de dedicación no está dentro de esta distribución, es
recomendable que modifiques algunos criterios de gestión y decisión en tu área
de compra.
Algunos tips que te resultarán
útiles para poner en práctica cambios en el consumo y consumidor, sin afectar negativamente
la imagen de tu departamento:
- Orden: Empieza siempre con aquellas partidas que no representarán un
impacto directo en su día a día. Es decir, las indirectas y deja al final las
directas.
- Estudios previos: Estudia bien los “efectos de onda” que tendrá un
cambio en el hábito del consumidor y ten listo un plan de soporte en casos en
los que las modificaciones sean relevantes.
- Comunicación: Cuenta siempre con un plan de comunicación
comenzando por superiores y que llegue hasta el último cliente interno que
tenga potestad de compra.
- Explica las Ventajas: Comunicar no es necesariamente esperar unr V.B., pero si es importante mostrar
los beneficios (calidad, servicio, seguridad, tiempo, costes, etc) que esos
cambios aportarán para al consumidor final y a la organización.
- Información posterior: Muchas veces aplicamos cambios aparentemente
menores sin informar al superior (CFO, CEO, etc). Es bueno que compartas los
cambios que realizarás, muchas veces un superior conoce algunos temas que te
pueden servir para implantar cambios, también es bueno tener “promotores” de
tus cambios y un superior siempre es un buen aliado. Mantener esta comunicación una vez iniciado el cambio es igualmente importante.
- Minimiza Riesgos: No cambies un proceso de consumo si hay posibilidad
de aumentar el riesgo (de servicio, de negocio, de entrega, etc). Por más que
el ahorro suponga un beneficio importante, si hay mayor riesgo con el cambio,
ralentiza la decisión y replantea nuevas alternativas.
- Impacto en la cuenta de resultados: Un cambio por modificación en el
consumo, como por una negociación, debe reflejarse en la cuenta de resultados.
- El éxito es siempre de quien consume: Cuando obtengas los primeros resultados
positivos del cambio aplicado, agradécelo al consumidor y transmite el mensaje correcto. Al final tú eres el
facilitador y el cliente final siguiendo tus indicaciones es quien realmente genera el ahorro o la mejora de calidad.
- Utiliza el lenguaje del negocio: Los ahorros que obtengas por aplicar
mejoras en los procesos de consumo transfórmalo en datos de negocio y publícalos.
“El ahorro anual logrado es como si activáramos XX Clientes o vendiéramos YY
productos”.
<< Compras no es un área fácil y tratar el consumo interno y
buscar vías de mejora para optimizar es prueba de ello. Si solo te limitas a tratar con proveedores, entonces serás percibido
como un simple tramitador de pedidos y no como un área madura de
compras. >>
Etiquetas: Ahorro de Costes, consumo, Departamento de compras, negociación, Optimización de Costes, Productividad, proveedores, racionalización
