<< La
repercusión positiva de tu departamento de compras en la cuenta de resultados,
es proporcional a la madurez que posea. >>
Si
un departamento de compras se limita únicamente a tramitar pedidos o gestionar
lo básico del día a día, su nivel de madurez es nulo y por tanto no sólo no aporta
valor a la organización, también supone un riesgo elevado para la empresa.
El
entorno económico ha impulsado el desarrollo de muchos departamentos de compras,
pero aún podemos encontrar áreas completas sumergidas en tareas diarias poco estratégicas
y que incluso no se plantean realizar cambios que permitan ir más allá que la
mera tramitación de pedidos o visado de facturas.
Los
motivos que solemos recibir son muchos (poco
apoyo de la dirección general, no cuentan con recursos, sus herramientas son
limitadas, no tienen conocimiento técnico, falta de formación, etc). La
realidad es que ni uno de estos motivos es valido en este entorno. Incluso sin
apoyo, sin herramientas y/o recursos puedes alcanzar madurez y contribuir en el
presente y futuro de tu empresa.
Aquí
resumimos algunos puntos que pueden ayudarte a comenzar a desarrollar tu
departamento:
1.- Procesos: Independientemente
del puesto que ocupes, si estas en el departamento de compras tienes desde hoy
una nueva tarea DIARIA que cumplir.
Debes dedica 1hora a la semana (15
minutos diarios) a detectar las oportunidades de mejora en los procesos que
realizas. Apúntalos en un esquema básico centrado en 4 aspectos:
·
Mejoras
económicas (visión global/empresa).
·
Mejoras
cliente interno (atención, entrega, seguridad, calidad, etc).
·
Mejoras
en la productividad de mi trabajo (como hacer lo que haces actualmente, pero de
forma diferente, mejor, más rápido, más eficiente, más efectivo).
·
Mejoras
sociales (si soy más productivo, plantea mejoras para tu trabajo, tu ambiente
laboral, tu entorno, etc).
NOTA: 15 minutos diarios no
puede representar un problema en tu agenda, haz este ejercicio al menos durante
un mes.
2.- Personas: Lo
fácil y habitual es identificar los aspectos negativos, como por ejemplo “No cuento
con suficientes recursos” o “Los tengo pero no están lo suficientemente capacitados”.
Aquí
lo importante es que enumeres los aspectos negativos pero también los positivos
y los cruces para encontrar alternativas de mejora.
Por
ejemplo:
Aspecto
Negativo: No cuento con suficientes Recursos.
Aspecto
Positivo: Las personas de mi equipo tienen más de XX años experiencia.
Solución
a estudiar y platear: Externalización de tareas no estratégicas.
Objetivo:
Busca soluciones prácticas que permitan superar esos aspectos negativos y
potenciar los positivos.
Con
el tiempo, verás que enfocarte en los positivos y darle alternativas de
solución aporta mayores satisfacciones que estar “anclado” en los negativos.
3.- Herramientas: Analizando
tus Recursos y Procesos identificarás carencias y/o limitaciones en las herramientas
que utilizas (esto es inevitable), pero ten presente que no todos los
departamentos necesitan herramientas sofisticadas para desarrollarse y alcanzar
madurez.
Si
una herramienta (como por ejemplo una
BBDD de Proveedores, un Control de Contratos, sistema de control del gasto, un Calendario
de Negociaciones, Carpetas de Pliegos, etc.) debe comenzar en Excel, Access
u otro sistema manual, aunque te tome un poco más de tiempo al inicio, comienza
con estas herramientas.
Consejo:
Si primero creas tu herramienta (o al menos la base de ella) después será más fácil
pasarlo a un sistema elaborado.
Recuerda:
Comprar un sistema o herramienta informática supone un elevado coste por implantación,
licencias, mejoras y adaptaciones, pago por usuarios/claves, integración con
otros sistemas, etc.
Si
no tienes una base desarrollada (aunque sea en Excel), puedes gastar dinero en
algo que no aporte valor y poner en riesgo a tu propio departamento de compras.
Por
ultimo ten en mente tres claves y asígnales siempre el mismo peso:
-
Dinero:
Para impactar en la cuenta de resultados es clave que tengas los proyectos a
desarrollar para aportar beneficios.
-
Calidad:
La calidad esta directamente relacionada con lo que pagas. Pero las formulas de
negociación te permitirán siempre ahorrar (€) y aumentar calidad.
-
Seguridad:
Ahorrar (€) perdiendo seguridad no es un signo de madurez, por el contrario es
un indicador de riesgo elevado. La Seguridad tiene el mismo peso que el ahorro
esperado, no descuides nunca este aspecto clave.
Etiquetas: Compras, CPO, Eficiencia, Madurez Profesional, Organización, Productividad
