Diferencias entre Consultoras de Reducción de Costes

De 2007 a 2009 se disparó el número de consultoras de ahorro de costes en España.
La crisis fue un efecto llamada para muchas empresas multinacionales especializadas y sobre todo, originó que muchos expertos en compras y proyectos de optimización ofrecieran sus servicios y experiencia de forma autónoma.
Durante estos tres años se iniciaron proyectos de reducción de costes (directos e indirectos) muy agresivos para asegurar niveles de competitividad en el corto y largo plazo. Fueron tiempos en donde estas consultoras tuvieron mayor negocio y volumen de proyectos.

Del 2010 a 2014, el número de proyectos de optimización fue cada vez menor y más especializado.
El motivo: Las empresas ya habían realizado los ajustes más importantes y habían llegado a “hueso”. Es decir, sus costes estaban ya en limites lógicos, por lo que tenían que realizar nuevos procesos y esta vez centrados en racionalización del consumo interno y en profesionalizar acuerdos por medio de SLA’s y KPI’s que aseguraran flexibilizar costes mínimos alcanzados y asegurar niveles de calidad y seguridad.

Este cambio en la demanda de las empresas originó que muchas consultoras, grandes y sobre todo pequeñas, dejaran de ser competitivas. ¿Por qué?, Porque reducir precios por medio de negociación es relativamente sencillo (mucho más en un entorno de crisis). Pero realizar procesos de racionalización aplicada enfocado en consumo, calidad y seguridad requiere un mayor nivel de conocimiento y experiencia y no todas las empresas contaban con ello.

Si tu empresa aún requiere de servicios externos para optimizar costes y/o racionalizar consumos de forma profesional, asegurando no perder calidad y minimizando riesgos; aquí enumeramos las 4 principales diferencias entre empresas especializadas en estos servicios y que debes analizar antes de contratarlas:

1.    Procesos:
La primera diferencia la encontramos en los procesos que sostienen y sustentan la oferta de servicios.
Mientras que las consultoras multinacionales o de gran volumen, por lo general, ofrecen servicios basados en procesos rígidos (muchas veces informatizados) enfocados en la concentración de compra. Las consultoras medianas o pequeñas se centran más en detalles de tu propia empresa y por ello son capaces de flexibilizar sus procesos adaptándose incluso al propio modelo de gestión del cliente.

Mientras que una gran consultora se centra únicamente en 3 procesos clave de optimización (Concentración, Negociación/Concurso, Seguimiento), las consultoras pequeñas o medianas llegan a realizar hasta 5 procesos para obtener resultados (ver estos procesos aquí).

Si lo que necesitas es reducir costes rápidamente, independientemente del efecto que pueda causar en la calidad y seguridad (porque aún tienes margen de ajuste), las consultoras de gran tamaño tienen el poder para asegurar muy buenos resultados. Si buscas optimizar costes, pero sin poner en peligro la calidad y seguridad de los servicios contratados, es recomendable una consultora mediana o incluso un consultor independiente que aporte flexibilidad y resultados alineados a tus actuales procesos de compra.

2.    Herramientas y Sistemas
Otra diferencia se encuentra en las herramientas que utilizan estas empresas.
Las empresas de gran tamaño cuentan, por lo general, son sistemas y herramientas propias. Sus proyectos de optimización van estrechamente relacionados con estas herramientas que a su vez ofrecen dentro de sus servicios.
Para empresas que necesiten controlar y gestionar partidas de gasto recurrente, sin duda esta opción es la más recomendable.

Las consultoras medianas también utilizan herramientas propias pero en muchas ocasiones estas se basan en Microsoft Excel o paquetes similares. Son recomendables para partidas recurrentes que estén en límite de optimización (no puedas ahorrar más de forma autónoma) y sobre todo para proyectos donde las características cualitativas son mayores que las cuantitativas.

Otra variable que influye en este diferencia es el precio y las barreras de salida.
Si compras un proceso de optimización paquetizado o enlazado con un sistema a medida, tendrás costes adicionales por pago de licencias, mantenimiento, actualizaciones, etc. Con herramientas flexibles, estos costes no existen. Recuerda que el Excel es hasta ahora laherramienta más utilizada en áreas de compras.

3.    Condiciones económicas
Las empresas de optimización ofrecen “cobrar si ahorran”. Aunque este slogan es muy tentador y aparentemente positivo, en ocasiones no es más que un gancho comercial. Las consultoras de gran volumen, al concentrar el consumo de todos sus clientes, son muy potentes en reducir precios y claro, también son muy potentes a la hora de cobrar los resultados.

Las consultoras medianas o consultores independientes también cobrarán un porcentaje por ahorro (pero serán franjas mucho menores). También hay otras consultoras que ofrecen nuevas alternativas más flexibles, como cobrar por proceso ejecutado.

Las condiciones económicas van estrechamente relacionadas con el tipo de consultora con la que deseas trabajar y con los resultados que esperas. Una mezcla de los puntos 1 y 2 que ya hemos comentado (asociados a tiempo, riesgo, recursos y volumen).

4.    Responsabilidad y Riesgos.
En función del proceso y servicio que necesitas implantar para optimizar tus costes, puedes externalizar la responsabilidad y riesgos de los resultados finales.
La principal diferencia en este punto esta en los niveles de responsabilidad que pueda asumir una empresa de gran tamaño y/o una más pequeña.
Ahora bien, todo esto no esta relacionado con sus ingresos o su poder para ofrecer alternativas de seguro, sino con lo que hemos comentado en el punto 1 (procesos).

Las empresas de gran tamaño arriesgan mucho más en los ajustes de costes y es por ello que tienen que ofrecer mayores garantías de seguridad y responsabilidad. Las pequeñas realizan muchos más procesos previos de análisis y por ello no necesitan ofrecer más garantías de responsabilidad.

En todo caso hay una gran diferencia y si piensas externalizar procesos de optimización de costes o racionalización del consumo, es importante que lo tomes en cuenta.

Aunque existen similitudes en los procedimientos que ofrecen las empresas de optimización de costes, las diferencias son evidentes cuando se ejecutan y se obtienen los primeros resultados. Estas diferencias radican en conceptos muy claros: Calidad, flexibilización, herramientas, tiempos de ejecución, oferta económica y externalización de responsabilidades.

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