Definitivamente, el Facility
Management es cada vez más utilizado y demandado. Muchas empresas en Europa incluyen
en su equipo directivo un Facility Manager. Un especialista que aglutina
y combina diferentes competencias técnicas y estratégicas para la
gestión de recursos y activos, cuya principal finalidad es incrementar la competitividad
de su empresa:
+Eficiencia
+Productividad +Bienestar +Imagen –Costes
Estudios de Brand Top of Mind (ranking de marcas que tenemos en mente los consumidores) señalan que en los últimos ocho años
el consumidor percibe más oferta y nuevas marcas. Esta percepción es correcta,
pero detrás del bombardeo de marcas y ofertas siguen existiendo las mismas
empresas.
Las organizaciones han creado nuevas
marcas comerciales (blancas y de bajo coste) para captar y/o reenganchar clientes,
incrementando la competitividad hasta niveles nunca antes vistos.
Ser Top 1 en la mente del consumidor ya no se
logra únicamente con promoción y publicidad. La crisis ha obligado a las
empresas a desarrollar proyectos de reingeniería y racionalización enfocados en
eficiencia de procesos, en mejora y control de la productividad y en realizar inversiones
en sus dos principales recursos: las personas y la imagen. Todo esto bajo procesos
paralelos y permanentes de reducción de costes.
Con este entorno extremadamente
competitivo, las áreas de Facility Management han tomado relevancia y se
convierten en protagonistas estratégicas. En algunos casos llegando a proponer
y liderar proyectos complejos para el cambio de modelos tradicionales de
negocio y materializando con ello incrementos históricos de productividad y
beneficios (…y todo esto en medio de un entorno
de crisis histórico).
Pero ¿qué es esto del Facility Management
y que tiene que ver con la competitividad?
Desde su creación, allá por los años
60 en la armada de EEUU, se han escrito diferentes definiciones. El British Institute of Facility Management,
por ejemplo, lo define como un método que busca la estabilidad
de las actividades primarias (relacionadas con el giro de negocio) por medio de
la unificación y mejora de procesos.
Por otro lado, la German Facility
Management Association es un poco más específico e introduce variables como las
personas y la infraestructura, en control del gasto. La describe como la disciplina que permite aportar requisitos básicos a las personas e
infraestructuras, para mejorar procesos en la actividad primaria, optimizando
la economía y servicios por medio de planificación controlada.
Por su parte, la International
Facilities Management Association añade alguna competencia técnica concreta y establece
que el FM es un ejercicio que combina personas, espacios físicos y trabajo;
relacionándolos a su vez con principios de gestión de negocio, arquitectura e
ingeniería.
Algunas definiciones más recientes,
como la de la Sociedad Latinoamericana de FM hablan de la unificación de procesos, bajo un método único enfocado en el bienestar
de las personas, para la gestión eficiente de la zona (LATAM) de cara al mundo.
Es decir, se empieza a concebir al FM como una disciplina que tiene un alcance
local, pero con un objetivo claramente global.
Tal vez la definición más acertada y
que unifica todos los conceptos hasta ahora descritos es que el Facility
Management es la nueva forma de administración de
recursos y activos, que persigue la mejora continua, el aumento de
productividad y la competitividad de su organización enfocando su gestión en tres
puntos clave e igualmente importantes de la organización:
Personas <>
Procesos <> Infraestructuras.
Hasta ahora se ha asociado Facility Management
con la gestión de Activos, Inmuebles, Proveedores y Servicios, pero esta
percepción ha evolucionado y modificado a gran velocidad.
Actualmente un Facility Manager no se
limita a funciones de administración de espacios, costes y proveedores
(aspectos básicos cuantitativos). El FM va mucho más allá y plantea cambios estructurales
que proporcionan los beneficios cuantitativos de siempre, pero añadiendo nuevos
aspectos cualitativos en los resultados de sus organizaciones.
Un ejemplo claro de cómo el FM aporta
cambios sustanciales es la implantación del famoso teletrabajo o puestos
flexibles en las organizaciones. Hasta ahora este concepto era exclusivo del
área de Recursos Humanos, puesto que afecta directamente a los empleados y el
FM no intervenía o tenía poder de influencia en un cambio del modelo de
trabajo.
La realidad es que la inclusión del Facility
Management en proyectos para el cambio del modelo de trabajo ha sido clave y
positivo en los últimos años, logrando y demostrando con casos de éxito que el
cambio en el modelo de espacios y ambientes de trabajo genera mayor
productividad en las funciones diarias de las personas, People Engament (compromiso y motivación en los empleados) en los empleados y principalmente
aporta flexibilización de costes de hasta un 40% o 60% de los Accommodation
Cost de las empresas. Una optimización económica y social que influye directamente
en el core business del negocio y permite mejorar la competitividad por medio
de ofertas innovadoras a clientes finales.
La reducción de costes asociada a negociación
o concursos ya no es el método más utilizado por el Facility Management. Esta
disciplina y sus métodos de gestión buscan permanentemente nuevos modelos y
servicios que no sólo reduzcan costes, sino principalmente los flexibilice y
aporte mayor calidad y seguridad en bien del core business y la oferta final a
los clientes.
Así, por ejemplo, mientras que en el
pasado se reducía costes en los servicios de limpieza por medio de la
negociación de precios (hora, m2, persona, tipo de servicio), hora se plantean
soluciones innovadoras (nuevos equipos y sistemas automáticos del servicio) en horarios
diferentes para reducir adicionalmente el consumo de energía, de consumibles y
otros gastos asociados.
Los proyectos que se ejecutan en el
FM, se sustentan con estudios técnicos donde se incluyen conceptos como: Proyección
de inversión, Control del gasto o Retorno por cada acción o fase a ejecutar.
Sustentos y estudios que las áreas de administración tradicional como Compras o
SSGG no están habituadas a realizar o quedan limitadas a aspectos más cuantitativos.
Así pues, siguiendo el ejemplo
inicial, si es necesario abrir, modificar o cerrar un local, un negocio,
puestos de trabajo, zonas de producción, almacenes, etc. la limpieza y los
suministros asociados no serían un problema rígido enfocado en negociación,
sino todo lo contrario, servicios flexibles y fáciles de administrar.
Otro ejemplo de como el FM impacta positivamente
en modelos de negocio tradicional lo encontramos en el sector bancario, con los
cambios de servicios tradicionales offline a modelos online.
Un servicio personal y directo, en un
entorno online?. Una de las empresas pioneras en implantarlo fue ING Direct,
pero desde 2013 se han incrementado las transacciones y servicios sustituyendo
el modelo presencial u offline por procesos online e incluso de autoservicio.
En 2015 se prevé la incursión de nuevos
bancos 100% online, esto evidencia que los servicios tradicionalmente físicos,
pueden ser online sin perder el trato personal y alineándose más con la demanda
de los consumidores. Pero claro, el cambio de modelo requiere de una
reingeniería completa donde participan áreas estratégicas como IT, RRHH,
Marketing y claro está, el FM en lo relacionado con infraestructuras y cómo
deben ser evolucionar.
Esta claro que la presencia de un Facility
Manager es cada vez mayor en estos procesos que buscan la competitividad
por medio de la racionalización de procesos, la optimización de costes, la modificación
en modelos productivos y de negocio. Este es el motivo principal por el que la
disciplina es cada vez más conocida y existe mayor demanda de profesionales de
FM.
No sabemos si esta tendencia seguirá
en los próximos años. Lo que está claro es que mientras el entorno exija los actuales
niveles de competitividad, contar con un área de Facility Management es una
apuesta segura para lograr:
+Eficiencia +Productividad +Bienestar +Imagen –Costes
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